VERSIONSUPPDATERING 55.0 AV PROCOUNTOR (In English below)

Balanspostspecifikation (ändringar för alla Procountor-miljöer)

Vi har lagt till möjligheten att enbart hämta föregående balanspostspecificering för utvalda konton, men det är fortfarande möjligt att hämta detta för alla konton.
Nu visas ett meddelande i fall att det finns oavslutade transaktioner inom den angivna perioden i vyn Balanspostspecifikation.
Nu finns möjligheten att ange anpassat datum och förklaring när transaktionsrader kombineras i vyn Balanspostspecifikation.
Icke-affärstransaktioner (verifikatslag Inköpsorder, Kundorder och Offert) visas inte längre i vyn Balanspostspecifikation.
Balansposter kan nu läggas till via funktionen Klistra in transaktioner (excel) i registreringsverktyget (Bokföring > Registreringsverktyg). För att kunna använda denna funktion så krävs följande:
- Balansposten måste finnas i Balanspostregistret
- Balansposten måste vara aktiv
- Balanspostnamnen gör inte skillnad på versaler och gemener
Nu finns möjligheten att inaktivera flera balansposter samtidigt i balanspostregistret.
Numera kan man lägga till balansposter till andra konton än balansräkningskonton.

Balanspostspecificering (ändringar för Procountor-miljöer med nya kontoplanen)

Hur vet jag huruvida min Procountor-miljö har den nya kontoplanen?

Din Procountor-miljö har den nya kontoplanen om du har åtkomst till vyn Kontoplan (ny) i din Procountor-miljö. Vyn Kontoplan (ny) nås via Administration > Bokföringsuppgifter > Kontoplan (ny). Det finns två möjligheter för din Procountor-miljö att ha den nya kontoplanen. (1) Din Procountor-miljö är ny och har skapats med den nya kontoplanen (2) eller du har en äldre Procountor-miljö som har migrerats till den nya kontoplanen. Vi påbörjar migrering av alla miljöer under hösten 2021 och du kommer att meddelas när din Procountor-miljö ska migreras till den nya kontoplanen.
När din Procountor-miljö har den nya kontoplanen kommer följande funktioner att vara tillgängliga.

Balanskontoinställningar för specificering

Inställningsvyn kan hittas genom att välja Administration > Uppgifter om bokföringen > Kontoplan (ny) och sedan klicka på knappen Inställningar av konton till balansräkningen. Via inställningar av konton till balansräkningen går det att ställa in vad man vill ska ingå i kontots automatiska specificering. Man kan även ändra kontots synlighet i balanspostspecifikationen och användningen av balansposter i redovisningsvyer. I vyn är det möjligt att söka efter önskat konto, med antingen kontonummer eller namn. Det är även möjligt att använda filter för att filtrera bort vissa konton som är inställda med automatisk balansering av balanspostspecifikationen.

Observera att man inte kan välja Sök transaktioner, Sök räkenskapsårets balans, Sök öppna balansposter och Sök av öppna fakturor samtidigt i en sökning, utan endast ett av dessa fyra alternativ kan väljas.
Dessa inställningar styr hur den automatiska specificeringen görs i vyn Balanspostspecifikation.
För svenska, norska och danska miljöer är Inställningar av konton till balansräkningen som standard inställda på ingen automatisering, men dessa kan ändras.

Automatiserad balansspecifikation

Nu finns möjligheten att automatisera balansspecifikationen enligt inställningarna i vyn Inställningar av konton till balansräkningen. För att använda sig av inställda funktioner går man via Bokföring > Balansspecifikation och sedan knappen Automatisk specifikation. Vill man ändra någon funktion, så görs det i vyn Inställningar av konton för specificering på balansräkningen.

Det går fortfarande att göra balansspecifikationen manuellt, som i så fall görs före eller efter användningen av den automatiserade balansspecificering. Den automatiserade specificeringen har samma funktioner som de nedre tabellknapparna Sök ingående balans, Sök transaktioner, Sök av öppna fakturor, Sök räkenskapsårets balans och Sök öppna balansposter.

Balanspost som sökkriterium i huvudboken

Vi har lagt till balanspost som sökkriterium för huvudboken. Det nya sökningskriteriet hittas via Bokföring > Bokföringsrapporter (ny) > Huvudbok > Fler alternativ. Det finns tre olika snabbfilter för balansposter i redovisningsposter i rullgardinsmenyn:

Transaktioner för konton med rekommendation
Transaktioner med balansposter
Transaktioner utan rekommenderade artiklar

Sök efter specifika balansposter:

Sökning av valda balansposter

Rekommendation att använda balanspost(er)

Vi har lagt till en rekommendation, som en påminnelse att använda balansposter, i bokföringsvyer och i registreringsverktygsvyn.

Rekommendationen måste konfigureras på två platser för att fungera:

Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar > Balanspost på bokföringssidan av affärspartner > Visa rekommendationsnotering för poster i balansposter

Administration > Uppgifter om bokföringen > Kontoplan (ny) > Inställningar av konton till balansräkningen > Rekommenderade poster för balanskonton

Användarrättigheter

Vi har lagt till en ny användarrättsbegränsning i vyn Användare och användarrättigheter (Administration > Användare och användarrättigheter): Endast inloggning via API. När detta aktiveras för en användare kommer hen bara kunna logga in med API och M2M-autentisering. Vi rekommenderar att denna inställning aktiveras för tekniska användare som skapats för API-back end-integreringar.

Förbättringar av användbarhet

Försäljningsrapporten

PDF-filer från försäljningsrapporten visar nu produkter på flera sidor istället för att klämma in dem på en sida.
Från och med denna uppdatering så kan man nu välja Fakturaprodukt och Fakturakund i försäljningsrapporten.
Vi har lagt till så att kundnumret visas tillsammans med kundens namn i Försäljningsrapporten.

Nyckeltalsrapporten

När man tar ut Nyckeltalsrapporten i PDF-format så visas nu Resultaträkningens artiklar i samma ordning som i huvudrapporten.

E-fakturor

Det ursprungliga fakturanumret kan nu läsas från andra e-fakturaelement.

Bankkontoinformation

Organisationsnumret är dolt för alla SEB-bankkonton (ESSESESS) i vyn Bankkontoinfo på bankens begäran. Organisationsnummerfält visar Dolt för denna banks konton och kan inte redigeras av användaren.
När du försöker lägga till ett nytt bankkonto utan organisationsnummer och har kontot har ett avtal om inrikesbetalningar valt, meddelar vyn användaren att organistationsnummret är ett krav. För SEB-bankkonton betyder detta att bankkontot kan läggas till, men valet får inte göras innan bankkoden har lagts till av Procountors kundtjänst.

(In English)

NEW FEATURES IN PROCOUNTOR VERSION 55.0

In version update 55.0 we release new features to balance sheet itemization. Please notice, that all new balance sheet itemization features are available only in the Procountor environments with the new chart of accounts. Further information can be found below. Besides the new balance sheet itemization functions, we release new user right and several usability improvements.

Balance sheet itemization (changes for all Procountor environments)

We have added possibility to bring previous balance sheet itemization for selected accounts only. It is still possible to brig it for all accounts as well.
We have added a notification if there are unfinished transactions within the given period in the Balance sheet itemization view.

We have added possibility to set custom date and explanation when combining transaction rows in Balance sheet itemization view.
We have removed non-business transactions (receipt types Purchase order, Sales order and Offer) from balance sheet itemization view.
Balance sheet item is now possible to be added with Paste transactions in Ledger entry tool (Accounting > Ledger entry tool). There are few validations for Balance sheet items to be added:
- Balance sheet item must exist in the Balance sheet item register
- Balance sheet item must be active
- Upper and lower cases in balance sheet item name are treated as same item name
We have added possibility to passivate multiple balance sheet items at the same time in balance sheet item register.
We have fixed that it's not possible to add balance sheet item to other than balance sheet accounts, not even if user changes the account number afterwards

Balance sheet itemization (changes for Procountor environments with new chart of accounts)

How do I know whether or not my Procountor environment has the new chart of accounts?

Your Procountor environment has the new cart of accounts if you have access to Chart of accounts (new) view in your Procountor environment. The Chart of accounts (new) view can be found from Management > Accounting info > Chart of accounts (new). There are two possibilities how your Procountor environment can have the new chart of accounts. (1) Your Procountor environment is new, and it has been created with the new chart of accounts (2) or you have older Procountor environment, but it has been migrated to the new chart of accounts. We are starting the migrations during the autumn 2021 and you will be notified, when your Procountor environment will be migrated to the new chart of accounts.
When your Procountor environment has the new chart of accounts, the following features will be available.

Balance sheet accounts settings for itemization

Settings view can be found by selecting Management > Accounting info > Chart of accounts (new) and by clicking Balance sheet accounts settings button. In Balance sheet accounts settings for itemization, it is possible to set the way automated itemization is done. User can also modify account’s visibility in balance sheet itemization and usage of balance sheet item recommendation in accounting views. In the view it’s possible to search for wanted account by account number or name or use filters to filter out certain accounts which have certain settings for automated balance sheet itemization.

Please note that Search transactions, Searches financial year balance (net profit), Search open balance sheet items, and Search open invoices can't be selected together. Only one option of these four can be selected.
These settings determinates how automated itemization is done in balance sheet itemization view. We have not changed any logic behind these functions.
For all Swedish, Norwegian and Danish environments Balance sheet account settings for itemization are set default as no automation. User can adjust settings.

Automated balance sheet itemization

We have added possibility to do automated itemization according to settings which are visible in Balance sheet accounts settings for itemization view. Automated itemization can be done by selecting Accounting > Balance sheet itemization and the by clicking on the Automated itemization button. It’s possible to make adjustments to settings if needed in Balance sheet accounts settings for itemization view.

It is still possible to do itemization manually. Itemization can be done manually before or after use of automated balance sheet itemization. Automated itemization has the same functions as the lower table buttons Search opening balance, Search transactions, Search open invoices, Search financial year net profit and Search open balance sheet items.

Balance sheet item as a search criterion in general ledger

We have added balance sheet item as search criteria for general ledger. The new search criterion can be found by selecting Accounting > Accounting reports (new) > General ledger > More options.

There are three different quick filters for balance sheet items on accounting entries in drop-down menu:

Transactions for accounts with recommendation
Transactions with balance sheet items
Transactions without recommended items

Balance sheet items:

Search for certain balance sheet item(s)

Recommendation for the usage of balance sheet item(s)

We have added a recommendation as a reminder to use balance sheet items in accounting views and in ledger entry tool view.

Recommendation needs to be set on in two places:

Management > Company info > Usage settings > Balance sheet item on accounting page > Show recommendation note for balance sheet items
Management > Accounting info > Chart of accounts (new) > Balance sheet accounts settings > Balance sheet item usage recommendation

User rights

We have added a new user right restriction to the Users and Privileges view (Management > Users and Privileges): API login only. When enabled for a user they will only be able to log in using the API and M2M authentication. We recommend enabling this setting for technical users created for backend API integrations.

Usability improvements

Sales reporting

There is a new selection for product name from invoice row and customer from invoice row in Sales reporting.
We have added the customer number to be shown with the customer’s name on Sales reporting.

Management reporting

When taking PDF of Income statement in Management reporting the order of items shown on the PDF is now the same as in the main report.

E-invoices

Original invoice number can now be read from other e-invoice elements as well.

Bank account information

Organization number is hidden from SEB bank accounts (ESSESESS) on the Bank account info view by bank's request. Organization number field shows Hidden for this bank's accounts and cannot be edited by the user.
When trying to add a new bank account without a banking code and the Does the account have a contract on domestic payments selected is selected, the view notifies the user that the banking code is required in this case. For SEB bank accounts this means that the bank account can be added, but the selection must not be done before the banking code has been entered by the Customer service of Procountor.